Как оформить накладную и ЭСФ плательщику НДС в Казахстане

Накладная, акт, ЭСФ и счёт на оплату: что для чего

Накладная оформляет отпуск товара, акт на Госзакупе — его приёмку в рамках договора, ЭСФ — счёт-фактуру для налогового учёта. Счёт на оплату содержит платёжные реквизиты и сам по себе не подтверждает передачу товара. Не считайте отправку одного документа автоматическим оформлением остальных.

До отгрузки сверьте договор: получателя, адрес, срок, состав товара, цену и порядок приёмки. Для услуг и работ состав документов отличается; эта инструкция посвящена поставке товаров.

Шаг 1. Подготовьте накладную на отпуск запасов З-2

Используйте актуальную форму З-2 из приложения 26 к приказу Минфина № 562. Укажите отправителя и получателя, номер и дату документа, основание передачи, сведения о получателе и доверенности, если применимо.

По каждой позиции заполните наименование и характеристику, единицу измерения, фактически отпущенное количество, цену, сумму с НДС и сумму НДС. Сверьте итоги цифрами и прописью. Заполните предусмотренные формой сведения об ответственных лицах и подписях. Не подменяйте фактическое количество общим объёмом договора при частичной поставке.

Официальный источник: Минфин: приказ № 562, форма З-2

Шаг 2. Определите дату оборота и срок ЭСФ

Дату оборота определяют по статье 460 Налогового кодекса, а не по дню оплаты или загрузки файла в TenderSearch. В разъяснении ДГД за 2026 год указано: при обязанности поставщика доставить товар учитывается передача перевозчику либо погрузка на транспорт поставщика; без такой обязанности — документ о передаче или предоставление товара покупателю. Для вашей операции проверьте применимый пункт статьи и условия договора.

По общему правилу статьи 493 ЭСФ выписывают не раньше даты оборота и не позже 15 календарных дней после неё. Для отдельных операций действуют специальные сроки. Ожидание оплаты или подписи заказчика не следует автоматически считать основанием отложить выписку.

Официальный источник: ДГД: дата оборота по реализации товаров, статья 460

Где проверить срок выписки

Используйте действующую статью 493 нового Налогового кодекса. В актуальном разъяснении ДГД от 29 октября 2026 года подтверждён общий предел в 15 календарных дней. Дни для выписки ЭСФ и срок приёмки заказчиком на Госзакупе относятся к разным обязанностям.

Поставьте отдельное напоминание бухгалтеру сразу при оформлении отгрузки. Напоминание об акте в TenderSearch не рассчитывает налоговый срок ЭСФ.

Официальный источник: ДГД: обязанность и сроки выписки ЭСФ в 2026 году

Шаг 3. Заполните и отправьте ЭСФ в ИС ЭСФ

Войдите в ИС ЭСФ от имени своей компании или ИП с правом подписи. Создайте исходящий ЭСФ: проверьте поставщика, получателя и их БИН/ИИН, дату оборота, реквизиты договора и документа поставки. Для государственного учреждения проверьте специальные реквизиты с бухгалтерией заказчика.

В товарных строках сверьте наименование, количество, единицу, цену без НДС, оборот, ставку, сумму НДС и итог. При необходимости заполните сведения о происхождении, товарных кодах и документах импорта; их нельзя угадывать по названию товара.

Запустите проверку, устраните ошибки, подпишите и отправьте ЭСФ. Убедитесь, что система присвоила регистрационный номер и документ отправлен получателю. Черновик или импорт из бухгалтерской программы ещё не означает завершённую выписку. Если система запрашивает биометрическое подтверждение, выполните предусмотренную проверку.

Официальный источник: КГД: правила выписки ЭСФ, приказ № 629

Пример расчёта НДС 16%

Для обычного облагаемого оборота в 2026 году базовая ставка НДС — 16%. Есть пониженные ставки, освобождения и нулевая ставка: сначала определите режим именно вашего товара.

Пример без льгот: 4 единицы по 25 000 ₸ без НДС. Оборот — 100 000 ₸, НДС — 16 000 ₸, итог к оплате — 116 000 ₸. Если согласованы 116 000 ₸ уже с НДС, налог внутри суммы равен 116 000 × 16 / 116 = 16 000 ₸. Повторно прибавлять 16% к этой сумме нельзя.

Это учебный расчёт. Сверьте округления и цену каждой строки в учётной системе, накладной, ЭСФ и договоре. При частичной поставке отражайте фактическую партию.

Официальный источник: ДГД: ставки НДС с 2026 года

Шаг 4. Оформите приёмку на Госзакупе

По факту исполнения оформите и направьте документы заказчику через официальный портал в порядке вашего договора. Проверьте позиции, объём поставки и подпись. Отслеживайте замечания заказчика и статус приёмки; одна загрузка скана не заменяет подписанный электронный документ.

В TenderSearch укажите дату доставки и сохраните копию акта. Копию видит только её владелец. Загрузка отключит напоминания об акте, но не отправит его на Госзакуп и не выпишет ЭСФ. Расширение сейчас помогает с черновиком заявки, а отправку акта вы выполняете на портале самостоятельно.

Официальный источник: Госзакуп: работа поставщика с договорами

Проверьте перед завершением поставки

• БИН получателя, номер договора, позиции и единицы совпадают в документах.
• Отражена фактическая партия; налог не начислен поверх уже согласованной суммы с НДС.
• Дата оборота определена отдельно от даты доставки и оплаты; срок ЭСФ не пропущен.
• У ЭСФ есть регистрационный номер, у акта — проверенный статус на Госзакупе.
• Если для товара нужны СНТ или сведения виртуального склада, выполнены отдельные требования; накладная З-2 сама по себе их не заменяет.
• При ошибке выбран соответствующий порядок исправления; второй исходный ЭСФ не создан как замена без проверки бухгалтера.