CRM для госзакупок: от интересного лота до оплаты

Сделайте этапы понятными

Отделите найденные позиции от тех, по которым принято решение участвовать. Для интересного лота зафиксируйте причину выбора, предварительную цену и открытые вопросы. На этом же этапе заполняйте подготовку заявки, когда сможете собрать полноценное предложение.

В TenderSearch есть этапы «В работе», ожидания итогов и подачи заявки, заключения договора, поставки, оплаты и архива. После поставки и полной оплаты лот переходит в «Выиграли». Из этапов «Выиграли», «Проиграли» и «Не участвовали» лоты автоматически переносятся в архив через 30 дней.

Храните рабочий контекст рядом с лотом

Полезная заметка отвечает на вопрос «что делать дальше». Например: подтвердить комплектацию, получить стоимость доставки, проверить документ производителя. Такая запись помогает вернуться к закупке без повторного чтения всей переписки.

Сохраняйте свою цену и отмечайте, на каких условиях она рассчитана. Если лот находится в нескольких личных подборках, единый этап работы помогает не вести одну и ту же закупку как несколько независимых сделок.

Подтверждайте переходы фактическими событиями

Подготовленный черновик не означает, что заявка подана. Статус участия следует связывать с подтверждением портала. Аналогично, ожидание победы и опубликованный итог — разные состояния.

В TenderSearch предусмотрены проверка результата по БИН организации и отслеживание договора. Автоматические переходы опираются на подтверждённые сведения. При расхождении откройте официальный источник и проверьте причину.

Продолжайте учёт после заключения договора

После победы работа смещается к исполнению. Зафиксируйте способ доставки, трек-номер при его наличии и документы по поставке. Сверяйте фактическое выполнение с обязательствами по договору.

Официальный портал имеет отдельные инструменты работы с договорами. Используйте их для юридически значимых действий, а CRM — для организации собственного процесса.

Официальный источник: Официальная инструкция: работа с договорами

Завершайте сделку после проверки оплаты

Отгрузка, приёмка и оплата — последовательные события, каждое из которых требует подтверждения. В TenderSearch можно приложить акт, а подтверждение полного исполнения и оплаты переводит закупку в «Выиграли». Через 30 дней лот автоматически переносится в архив.

Раз в неделю просматривайте сделки, которые долго остаются на одном этапе. Для каждой определите следующее действие. Такой обзор полезнее, чем просто увеличивать число найденных лотов: он помогает доводить уже выбранные закупки до результата.